汇报稿写作的“三想”和“三响”
房立洲 卜珺
汇报稿写作,是机关企事业单位最常见的写作样式之一。各级各类领导莅临视察、调研问题、督办工作,客观上都要求受访单位准备像模像样的汇报材料。可以说,汇报材料是最能体现单位状况、显现领导意图、展现文秘水平的写作样式。写好汇报稿有很多讲究,要做很多准备,但归结起来,笔者以为,一篇成功的汇报稿写作务须弄清“三想”,写好“三响”。
一、弄清来者“想听什么”,“回声”要“响”,切实提高汇报稿的针对性。一般来说,上级领导到一个单位考察调研,不外乎三种情况:一是新任领导履新认门,并就分管工作做一般性了解;二是各级领导就某一项工作做专题性调研;三是区域或行业外领导的业务考察和学习。三种情况,不论领导级别多大,来自何方,都有一个共同点,即都有一个考察动机。对这个“动机”,写作人员“把脉”一定要准,要通过多种渠道打听“风声”,察知“内情”,努力以“口味定菜单”,对来者的兴趣点都要发出不同程度的“回声”,这是决定汇报稿写作成功的关键因素。否则,“所写非所愿,所愿非所写”,最终落了个“两情不悦”。比如,如果是新任领导第一次“登门”,各方面情况都不是太熟悉,在此情况下,机构沿革、职责分工、人员构成、行业特色等基本情况都要作适度的介绍。所谓“适度”,就是笔墨“分寸感”要强,多了来者听不下去,要“腻味”,少了达不到效果,听得云里雾里,有违来者初衷。如果是“顶头上司”就某一项工作深入一线跟踪督办,“用笔”则宜单刀直入,删繁就简,对来者所关心的或曾指示过的事情予以“丁是丁,卯是卯”的“直接回应”。此外,还要根据领导的从政背景、兴趣爱好,脾性习惯等来调整汇报稿的内容安排、层次结构、语气口吻和语言风格等,以求最大程度地实现“对口对味”(如果不考虑“对味”,一个单位只要准备一个通用的汇报稿即可,而事实并非如此,一般领导都要求针对不同的来访目的准备不同的汇报稿)。例如:同是数字××工作,兄弟城市来考察学习的目的各不相同,有的是以了解系统建设为主,而有的是以交流业务运行为主。由此,请看下面两个汇报材料的框架结构,领导“想听什么”对讲话稿写作的影响可见一斑。
版本一:一、基础篇:我市数字××的特点和成效。(一)实施××市场化,促进了街面问题的第一时间发现。(二)完善机制,促进了街面问题的第一时间解决。建成统筹城乡的全市数字××统一平台,强化了综合管理。二、升级篇:我市智慧××的初步实践。(一)改造数字××,打造智慧××日常运行管理平台。(二)优化贴心城管,打造智慧××公共服务与互动平台。(三)提升应急系统,打造智慧××应急指挥平台。(四)扩充集约展示,打造智慧××政策研究分析平台。
版本二:一、我市数字××建设和运行情况。二、我市智慧××工作的新探索。1.打造资源共享、信息互通、智慧高效的信息化平台。2.优化市区协同、高位监督、块抓条保的运行机制。3.培育属地为主、自我发现、基层自治的工作模式。
---此处隐藏5106字,下载后查看---
二、弄清领导“想说什么”,“心声”要“响”,切实提高汇报稿的主旨性。对本单位领导来说,上级领导来访可能是一次汇报工作、陈述问题、体现成绩、展示自我的“绝佳机会”。本部门领导借此机会“想说什么”,这是决定汇报稿写作重点的另一重要因素,可以说也是本次汇报的“主旨所在”。文秘人员代拟汇报稿一般都是“遵命写作”,有些直接就是对自己领导“口授”的“实录”。因此,在汇报稿写作中体现出本单位领导的意图,在某种程度上说是文稿写作是否成功的最重要一环。文秘人员一定要用手中的这支笔为他撑起这个关键的“场子”,否则,平时再多的付出也将付之东流,徒劳无益。文秘人员对本单位领导的“心声”要心知肚明,专挑领导最想说的说,一字一句都要写到他“心窝里”。否则,你的“调子”再高,“旋律”再美,对领导来说,也是“呕哑嘲哳难为听”。一方面,动笔前可以就专门此事请示领导意见,坚持“靶向写作”,避免“剑走偏锋”。另一方面,文秘人员要做个“有心人”,注重对领导观念、意图、想法的长期记录、搜集和积累,不断提高下笔的“精度”。例如:在一次汇报稿写作上,本部门领导要求笔者在文章开头来一个“开场白”,要能全面地反应几年来单位的工作量和为上级部门所做的贡献。领导的这一思路,要求笔者既要对总体工作有很深的了解,还要有高度的概括能力(对几年的工作做一个总概括,有高度有精度又不与后面的具体叙写重复);同时,还要起到为下文“渲染氛围定基调”的作用。笔者是如此写的(附后),得到了领导的充分肯定。原文为:回顾这×年,××面临新形势新任务,××也遭遇新机遇新挑战,走在了转型升级的重要关口。回顾这×年,可以说,头绪多、任务重、工作忙是常态,走基层、建机制、强保障是重点,抓落实、求创新、促发展是主线。按照×的要求,我们以“巩固、优化、升级、示范”为要求,重点做好了“三篇文章”:一是在完善机制上夯实“基础篇”。每年通过大量的调研、走访、会商等,不断完善××标准、考核激励机制、处置协调机制以及高频度带队巡查机制等相关机制,力求最大限度地减少“杂音”、增大“和声”、形成合力、提高质量;二是在运行提效上优化“服务篇”。进一步提高×ד三个第一”响应机制的灵敏度,不断拓展时间、区域和内涵覆盖,努力做好为领导、为行业、为市民、为基层“四大服务”,进一步延伸××触角,努力发挥了×ד轻骑兵”、“总抓手”的作用,为××牵头抓总、破难解热、应急抓常、强管利民提供了保障;三是在转型升级上加速“发展篇”。紧跟××发展浪潮,坚持“三实”原则,做好××信息化顶层设计和“一揽子考虑”,坚持××统筹、规划、建设、运行、表达“五管齐下”,既为行业发展提供了支撑,又为解决××潜在性的根本问题提供了契机,进一步擦亮了我市××的“金名片”。三年来……(数据表现)。
几年来的可以写的工作很多,但不能事无巨细,面面俱到。上面例文正是凭着作者对几年来业务工作的深入了解,从繁杂琐细的日常工作中“提纯”了一些结构性的归纳,如:“头绪多、任务重、工作忙是常态,走基层、建机制、强保障是重点,抓落实、求创新、促发展是主线。”这一句,浓缩了很多的内容,句式整齐铿锵,极具张力,有“质”也有“量”,涉及到方方面面而又不零敲碎打,使领导的意图得到了淋漓尽致的体现。
三、弄清自己“想写什么”,“新声”要“响”,切实提高汇报稿的辅政性。除了要遵循两方面领导的“意图”,也不能忽视文秘人员自身的主观能动性。毕竟上面“定调”再高,也还要通过秘书人员手中的笔来表现,写作活动中自始至终都离不开文秘人员思维的创造性参与。这种“创造性”集中表现为文秘人员的新见解、新材料、新手法。由于长期从事文稿写作,秘书人员一般对汇报稿写作都有很深的心得,甚至不排除文秘人员在对某项工作的认识上有高于领导的地方。在汇报稿写作上,秘书人员并不永远都是完全被动的一方。经验老到的秘书也往往在汇报稿写作上能“牵着领导鼻子走”,因在写作上提出的新思路,让领导对他“刮目相看”、“言听计从”。再者,秘书人员自身的学习和独特的视角,以及“上下协调、左右沟通”的角色,使他易于掌握大量的信息,便于找到“印证”领导思路的新材料,有助于在汇报稿上发出颇有见地的“新声”。最后,文秘人员对语言的“驾轻就熟”,以及对“语言创新”的创作冲动,使他不满足于文稿写作的“重复性劳动”,常常会在一些类似内容的表达上运用一些新手法,提出一些新概括,由此给人以耳目一新的感觉,增强了汇报稿的可读性和视觉冲击力。请看一篇汇报稿主体结构的两个版本:一是总体情况;二是三年来主要工作;三是党风廉政建设情况;四是表态发言(第一稿)。一是总体情况;二是业务工作“四步走”,三年来数字(智慧)城管工作有了新成效;三是党风廉政抓“三字”,凝聚了正能量提高了战斗力;四是整改落实交“三卷”,进一步营造风清气正争先创优的好氛围(第二稿)。同是一篇汇报稿,四部分内容都相同,但显而易见,第二稿的内容作了一些新提炼,在语言的“靓度”上要“技高一筹”。个中差异在于:第一稿平铺直叙,永远不会错,哪里都好套,程式化太明显,看不到作者个性化的创造;第二稿的最大特点在于打上了个性思考的显著“烙印”,“四步走”、“三字”、“三卷”的归纳,显明易记,虽然是“新瓶装旧酒”,但毕竟是写出了新东西,写出了不一样,写出了一般中的“个别”,令人过目留痕,过耳难忘。这就是独创性思维的魅力所在。有时哪怕是文章内容或是形式上的一点点创新,也会让人产生极大的视觉冲击和心灵震撼。因此,创新,永远是公文写作的生命所在,也是写作者终其“写作生涯”都要不懈追求的主题。
(原载《应用写作》)