古人云：“一字之失，一句为之蹉跎，一句之误，通篇为之梗塞。”公文中一字之错，危害极大。内容再丰富、格式再完整的公文，只要出现了一个错别字，阅读者都会感到如同在品味佳肴时看到了一只苍蝇。轻者对这个单位的印象是工作不认真，作风不细致；重者如果按错字理解，还会发生严重事件，影响任务完成，导致失败，意味牺牲，孕育失败。举个经典例子：1937年11月23日，奉命卫戍首都南京的国民革命军第八十三军军长邓龙光接到第三战区长官部的命令，要其率部赶到无锡并接受第十九集团军指挥。邓军长刚到无锡便接到集团军司令薛岳的命令，要其入夜后占领无锡东北X处至唐桥头之线阵地。邓龙光遵令完成部署后向司令部汇报该军进占阵地情况。不曾想，薛岳在接到电话后暴跳如雷，一个劲儿地大骂邓龙光违抗军令，说要枪毙他。一头雾水的邓龙光赶紧问，“为什么要枪毙我？”薛岳厉声问道，“谁叫你占唐桥头？”邓赶紧说，我有命令为依据。一看自己签发的命令，薛岳哑口无言。原来，在无锡的东北有唐头桥和唐桥头两个不同的地方，薛岳本来的意思是要八十三军进占前一个，但在下命令时错写成了后一个。唐头桥、唐桥头，两字排列调一下，邓龙光军长差点掉脑袋不说，还加速了无锡城的沦陷。所以，办理公文一个字也错不得，错了，就是杀头之罪，就会全盘皆输。

（二）一文之错。一篇不合格的公文常见的错误表现在以下几个方面：（1）提法错误。如：一些公文没有与中央文件、上级领导重要讲话、新的形势政策相一致，还是沿用老的提法。如某市政协大会方案较早报市政协常委会和市委常委会讨论通过。但过了一个月后，中央媒体上有新的重要提法，临近大会开幕，细心的同志发现会议方案的指导思想与新提法不一致，就向领导汇报，避免了一起可能产生的不良政治影响。某市在一份关于加强区域合作的报告中，仍然提“京津冀一体化”，新的提法是“京津冀协发展。”（2）逻辑错误。如一些公文经常犯形式逻辑错误，有的内容重复，如某市政协办公室《关于列席政协第七届某市委员会第三次会议的通知》，在通知开头已写明市政七届三次会议在2月14日上午举行开幕式。然后又在后面的会议时间里，再次重复会议开幕式在2月14日举行。有的前后自相矛盾，如某县人才工作办公室《关于做好2019年人才工作计划》提出：“要抓住长三角一体化上升为国家战略的契机，积极创造条件，把大上海的人才技术变成我县的人才技术”。在后面却又讲“要强化人才的柔性引进，对大上海的人才技术只求所用，不求所有。”再如一些公文犯辨证逻辑错误。某市政府办公室《关于2018年的工作打算和2019年的工作思路》中，在总结2018年所做工作和成效后，没有提到存在的不足和问题，直接就谈2019年的工作思路。成绩和不足是不可分的，只有成绩，没有不足和问题，不符合辨证法。（3）身份错误。各级党组织职级不同、管理区域不同，公文的定位也应不同。有的公文不看自已单位的身份，照搬照抄上级公文，造成不应有的笑话，影响公文的权威和严肃性。如某县级市市委、市政府在《关于加快推进智慧城市建设的实施意见》中提出：“要加强对推进智慧城市建设工作的领导，各县（市、区）、乡镇、街道党组织要进一步统一思想认识，把这项工作摆上重要议事日程”。县级市下辖的只能是乡（镇、街道），不可能有各县（市、区），显然这份意见照搬照抄了上级机关的文件。某区城管局《关于加快推进老旧小区改造的三年行动计划》提出：“加强对老旧小区道路的整体改造，具体由区交通运输局负责。”而该区城市道路改造的职能单位是区住建局，该公文是把职能单位的身份搞错了。（4）引用错误。如某县县委办公室在办理市委书记的批示件时，把市委书记批示原文中的“请某县书记阅处，举一反三，立即整改。”写成“请某县书记阅处，立即整改。”（5）语言错误。如有些公文语言不够规范，把领导讲话稿中的口语直接写入规范性文件之中。如某乡党委《关于加强作风建设的若干意见》把乡党委书记在大会中的口语“大家要上半夜想想自已，下半夜想想老百姓”直接写入文件中，生动固然生动，但不是文件语言。还如个别公文用了地方特色很强的口语，上级有关单位不知所云。如某市海事局《关于某渔船翻船事故的调查报告》写道：“晚上海面视线差，老大是个嫩头，船碰太横头，导致沉没。”弄得上级领导百思不得其解，只得打来电话询问。原来这里“嫩头”、“太横头”，是渔区方言，分别指“新手”、“礁石”。公文表述不完整、不准确，轻则人们无法理解，搁之一边；重则照此办理，造成严重事故。

办公室的文电工作，说到底是为领导服务的，最终要由领导来决定。文电处理的过程就是面对各级领导的过程。在这个过程中，领导会根据自己的认知，提出拟办或审阅意见。绝大多数应当都是正确的，但也有少数可能有误。由于领导不是专业从事这项基础性的工作，因而也会出错。这就需要办公室专业人员，本着对领导高度负责、为领导优质服务的理念，在尊重领导、维护领导权威的同时，独立思考，不唯上、不盲从、不迷信，敢于纠正领导的错误，保证文电处理的准确性。

不是领导说过的就绝对照办。在实际工作中，往往会碰到领导吩咐办公室做一些不符合文电处理规定的事。如某市有关部门主要领导交代办公室：“我局开展某项工作的材料写得很好，以局党组的名义报市委某书记，直接送秘书。”局党组的工作应报告市委，而不能报给领导个人，更不能送领导秘书。又如某企业董事长交代办公室：“这个整改报告，即发给市自然资源与规划局”。企业与市属部门没有隶属关系，不能送整改报告，只能送整改函。上述例子中领导说的都与公文处理的规定有出入，办公室的工作人员要向领导委婉汇报，提出自己的处理意见，不能唯唯诺诺，完全照办，否则就会造成文电处理的错误。

不是领导看过的就绝对不改。有些文电需要办公室各个层级的领导提出拟办意见，有些下发的公文需要办公室领导提出审核意见。但一些办公室的领导和单位的领导，由于工作繁忙，往往简单看一下，就圈阅同意。很可能这些拟办意见和下发的公文是有误的。办公室的工作人员一旦碰到这种情况，决不能认为凡是领导看过的，就是不能修改的，更不能明知有误，不报告，不纠正，将错就错。

不是领导改过的就绝对采纳。领导一般对政策性强的重要文件，会亲自修改，反复推敲。这对提高公文质量绝对是一件大好事，也是办公室学习领导艺术的绝好机会。领导修改往往有两种方法：一种是逐字逐句改，但凡领导认为不委的，都会改成他的意见。这种改法，一目了然，一般容易看懂。另一种是不拘一格改。如有的领导会把自己的修改意图写在文稿上，具体语句需要重新组织。有的会在有疑义的提法下面划一条线，然后打一个问号。无论是何种改法，凡是领导修改对的，都要坚决采纳。对领导提出的修改意图，要准确领会，重新组织语句，不能直接把领导的原话抄上去，这样易造成逻辑不通或语病。对领导有疑义的提法，如无出处、易造成岐义的，要坚决改正。如是上级的提法，则要向领导汇报说明，争取继续保留。对领导修改的笔误如明显的错字等，则可不用解释汇报，改正即可。

四是迷信电脑。现在不少文电是通过电脑等电子设备处理的。但也正是由于迷信电脑等电子设备，造成不少文电处理的错误。

通过电脑网络传送公文的错误。如某省省委办公厅省政府办公厅通过内网向各市地党委政府下发了上报某项工作开展情况的通知。其中一个市由于工作人员没有及时接收，导致该市没有收到这份通知，直到上级催报，该市才得知有这份通知，严重影响了工作的及时开展。

通过电脑打字制作公文的错误。电脑打字极大地提高了制作公文的速度。但电脑打字也是公文常常出现错误的一个很重要原因。无论是五笔打字还是拼音打字，都易出现错字、别字、多字、漏字错误。运用粘贴小技术，经常剪切文字，一不小心，造成完全不相干的内容搭配在一起，或出现大段大段的重复。电脑操作时由于没有及时保存，个别公文前言不搭后语，而操作者浑然不觉。

通过电子设备复印扫描公文的错误。复印、扫描可以快捷复制公文，但操作不当也会造成公文错误。复印出来的公文经常发生其中一张或几张完全是白纸，或者一页中半张是有文字的，半张是空白的。扫描仪扫描公文，由于有的设备分辨率不高，经常会出现一些不可思议的错别字。

电脑只是工具。人是运用工具的主体。电脑等电子设备处理文电出现差错，归根结底不能怪电脑，而要怪人自己。上述列举的错误，如果办公室的工作人员认真负责，落实制度，都是可以避免的。

三、文电处理如何做到零差错

文电处理做到零差错，这是办公室工作一项很基本的“童子功”，也是一项顶尖难的“硬气功”，需要各级办公室和从事这项工作的人员下真功夫、苦功夫。

一是校对法。校对是克服公文差错的极其重要方法，所有的校对都要按照领导审签同意的原稿，逐字逐句、一丝不苟地核对，清除付印稿上的差错。重点要改正不准确的提法、逻辑语法上的差错、错别字等不规范用字、数字错误、错用的标点符号、错误的排版格式等等，而不是对内容和结构布局再作调整。校对人员发现付印稿的错误，宜用常规的校对符号用铅笔标出，用铅笔提出修改建议，用打问号表示质疑。校对完成后，原稿、付印稿一并送分管领导审定。分管领导应对校对质疑提出意见，认为质疑正确，在付印稿上改错，认为质疑不正确，则将付印稿上的质疑去掉。如校对人员发现原稿有错误的，应及时报告分管领导，并按分管领导意见改正。为最大限度做到制发的文电稿零差错，各地各单位的办公室必须严格实行“三校一读”的基本校对制度。所谓“三校”，即三个校次，分别是起草人的自我校对，所在处（科）室的责任校对，分管领导的审核校对，主要领导的审签相当于古代的“主持”详阅，是一种特殊的校对，不在“三校”范围。“一读”，即将文电稿在终校付印前由本单位的第一读者全面通读检查。对特别重要的文电稿，如印发重大政策性文件、领导重要讲话稿等，宜集体交叉校对，或由不同职务的工作人员分层级校对，以避免作者个人自我校对的知识局限和“熟能生错”的弊端，最大限度地消灭差错。

二是回溯法。是指对处理文电的过程，倒退检查是否出错。回溯法，一般适用于纠正文电处理中的漏送、漏办现象。如办公室的文书在下班前，要发现有没有出现文电漏登记现象，就需要对一天所有文电的去向进行倒退检查，发现有误及时补救。回溯的时间宜根据本单位文电处理量的大小进行。如县（市、区）以上的党委政府办公室文电处理量比较大，工作人员应在上午下班前、下午下班前进行两次回溯。回溯间隔的时间越短，纠错的时间也越短。时间拖得越长，则发现错误越不易。

三是程序法。