发放前，精心谋划、想透全程 

紧扣会议方案，确定材料发放形式。主动对接会务承办人员或会务组，研究会议实施方案、会议指南等，及时掌握材料发放的时间、地点、对象及其他要求，并根据不同的会议规模，确定不同的发放方式。 

比如，对人数较少、议程简单的小型会议，既可以会前根据登记记录依次发放材料，也可以在时间紧急的情况下，先行按份号依次发放材料，会中及时做好补登工作；对人数较多、形式复杂的大型会议，要在会前根据会务工作部署，制定材料发放任务及人员分工安排方案，明确具体责任，并制定会议材料运行表，明确发文日期、材料标题、供稿单位、送印时限、交付时限、分发时限、分发范围等，施行“挂图作战”，确保发放材料准确、及时、安全。 

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紧扣发放记录，核对回收材料。对照材料发放记录，逐件清点、核对回收的会议材料。经清点确认未按要求退回的会议材料，要按份号追溯到具体参会人员或会议工作人员，并及时通过电话催退等方式督促其按要求及时清退。 

紧扣归档要求，整理归档资料。按规定收集会议材料、底稿、签批单等所有资料，形成全链条的归档资料，并按照程序做好登记、移交、归档工作，以备后查。 

同时，发文人员要及时总结、复盘，梳理好的经验和注意事项，为下一次做好会议材料发放工作提供借鉴。