集中回收文件是指发文单位在相对集中的时间、地点按照文件管理要求，回收收文单位的文件。面对集中回收文件多、收文单位多、各收文单位文件份数不同等复杂情况，发文单位应在以下三方面发力，打好“组合拳”。

功在平时，夯实回收文件的数据基础

登记要素全面

发文单位除登记日期、发文字号、文件标题、文件密级、发布层次等基本要素外，还要根据不同文件分门别类登记其他一些要素。

比如，上级来文的转发或翻印分发要登记承办人、来文单位、来文（翻印）份数及份号范围等要素；而本级印发的文件要登记拟稿单位、审核单位、审核经办人、签发人、印制份数及份号范围、成文日期、印发日期等要素。做到发文登记要素全面，分发的文件信息能追踪、可查询。

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清点文件内容、收文单位、《清退清单》，确保回收的文件属于应回收的文件

要认真查看文件标题和内容，避免文件形似而实不是。

比如，同是白头号文件，文件首页发文字号、份数、份号、页码一样，既可能是中央文件，也可能是省委文件，如果不认真检查第页的标题或内容，就有存在混淆两个文件的可能。

对个别未按照时限要求退文的收文单位，要及时通过发布通知、电话告知等方式提醒，催促收文单位尽快按照通知要求完成清退文件任务，确保应退文件的收文单位一家不漏，应回收的文件一份不少。【 老笔杆儿网 laobiganer.com：：】

要清点《清退清单》，互留凭证。发文单位和收文单位人员要在《清退清单》上签字确认，以示文件回收和清退手续的完成。